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16 dicas de gestão para pequenas e médias empresas

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Empreender, de uma forma geral, sempre foi um grande desafio. Podemos tratá-lo como um jogo que não tem regras e vai muito além de simplesmente ter um próprio negócio.

É um estilo de vida que usa como parâmetro o aprendizado constante e a capacidade de inovar.

Nós da WG Contabilidade, buscando cada vez mais ajudar nossos clientes desde o início de uma Empresa (seja ela de pequeno, médio ou grande porte), preparamos algumas dicas essenciais que devem ser colocadas em práticas durante esse processo.

A Cultura da Gestão Empresarial

Ao iniciar na “carreira” como empreendedor, tenha clareza de que um roteiro de disciplinas deverá  ser implementado e que o empreendedor deverá fazer com que a cultura organizacional se estruture cada vez mais para que a empresa tenha sucesso em suas tomadas de decisões..

Do contrário, o “apagar incêndios” será uma constante.

Revisão e Implementação de procedimentos

Para qualquer empresa que tenha como objetivo sua saúde  e crescimento é fundamental que sua estruturação ocorra baseada em regras e normas. Porém, quando falamos em empresas, chamamos isso de procedimentos.

É muito comum ao realizarmos serviços em algumas empresas, identificarmos que muitas rotinas acabam sendo realizadas sem qualquer padronização e, assim, perdendo qualidade ao longo do tempo. Os colaboradores precisam saber exatamente as tarefas que lhe são concedidas e realizá-las de maneira eficaz.

Ter procedimentos, padronização e análise das atividades periodicamente é fundamental para que os trabalhos possam ser cada vez mais melhorados e utilizados a favor dos objetivos empresariais.

Parametrizações planejadas

Para que todo o processo de alimentação de informações ocorra de forma que num futuro próximo possa ser acessado e utilizado para a tomada de decisões, é fundamental que seja realizado um planejamento de todo o processo da empresa (por mais simples que possa parecer) e a padronização das informações – se necessário, em caso de alguns serviços, através de manuais internos, o chamado MIP (Manuel Interno de Procedimentos)

Utilização de Sistemas de Gestão

De uma forma geral toda empresa que busca crescer possui um Sistema de Gestão.

A eficácia desse sistema se dá pelo acompanhamento de profissionais especializados tanto da empresa que esta oferecendo o Sistema como também da parte compradora, pois conhecer os limites de informações e as reais necessidades da empresa é um fator decisivo nesse momento – para que, num futuro próximo, não haja a necessidade de uma nova migração ou implantação novos sistemas.

Registre todas operações financeiras

É fundamental que as decisões sejam tomadas de forma assertiva e que todas as informações da empresa sejam devidamente alimentadas no sistema de Gestão (ERP), podendo gerar, dessa forma, demonstrativos e relatórios que alimentem as tomadas de decisões dentro da Empresa. As informações devem sempre ser devidamente analisadas, corrigidas (se for o caso) , e então, resultar em uma bagagem de informação consolidada e consistente.

Tudo que envolve o Financeiro deve ser devidamente alimentado no sistema, sejam informações do a Pagar ou a Receber, vencimentos a vencer num futuro próximo ou mesmo os já vencidos. Tudo deve fazer parte da base única de informações que será o sistema de Gestão. Nada deverá ser controlado paralelamente.

A Utilização do Fluxo de Caixa como uma ferramenta de Gestão diariamente

O demonstrativo que deve ser colocado imediatamente em prática numa empresa é o Fluxo de Caixa.

Esse demonstrativo relata de forma sintética, ou seja, resumida, as informações diárias, semanais ou mesmo mensais, tanto do Contas a Pagar quando do Contas a Receber.

Os sistemas, de forma geral, são estruturados para que esse relatório seja facilmente gerado, evitando com isso que todo o Contas a Pagar ou a Receber seja listado a todo momento.

Com essas informações iniciais é possível identificar a “temperatura” do Caixa, a necessidade ou mesmo excesso de caixa, e possibilita a empresa de forma preventiva, definir quais ações deverão ser colocadas em pratica para atender aos compromissos financeiros da empresa.

Acompanhamento periódico das informações

Informações geradas que não são utilizadas tendem a ser deixadas de lado  e, consequentemente, alimentadas de forma incorreta. Para isso, é de grande importância que a cultura de gerar relatórios diariamente exista dentro da Empresa.

Os relatórios necessariamente não deverão ser impressos. Com o mundo cada vez mais digital, o correto é que estes devam ser feitos digitados ou, até mesmo, parametrizados no sistema, para serem acessados por usuários com interesses comum.

Estruturando Relatórios de Gestão

Alimentar diariamente as informações por todas as áreas da Empresa é uma medida extremamente importante. Inicia-se, assim, o desenvolvimento de relatórios gerenciais com as mais diversas informações especificas para cada empresa: Logística, manutenção, garantias, cobranças, produção, RH, Departamento Pessoal, entre outros mais, que com certeza irão contribuir para a otimização dos resultados, ou pelo menos, apontar falhas que deverão ser planejadas e acompanhadas mais de perto.

Definindo Metas de Vendas Consistentes

Quando uma empresa passa a ter informações históricas, essa bagagem se torna uma grande utilidade para que discussões construtivas sejam realizadas e definições estratégicas sejam colocadas em prática, entre elas – a definição de metas comerciais.

Ainda é comum empresas definirem metas de vendas (comerciais) que, muitas vezes além de impossíveis de serem alcançadas, não atendem sequer as necessidades de Resultado.

Todo esse conjunto de informações, base histórica, capacidade produtiva, logística, mercado de atuação e concorrência deve ser devidamente estudado para então se definir algo plausível.

Números alcançáveis e metas definidas de curto, médio e longo prazo.

Utilizando a DRE para tomadas de Decisões

Vamos falar agora do Demonstrativo mais importante para empresas de todos os portes: A DRE (Demonstração de Resultados do Exercício). Administrar uma empresa sem esse demonstrativo contábil expõe empresas muitas vezes a falência.

Na  DRE podemos ter de forma sumarizada ter informações como: Total de Vendas, de Impostos, Custo de Materiais Vendidos, Mao de Obra, Custos Fixos e Variáveis, Custos Financeiros, Margens, entre outras informações, além do Resultado Líquido Final e também o IRPJ e CSLL.

Esse demonstrativo é rico em informações, entretanto requer conhecimentos técnicos para que seja gerado, pois é comum identificarmos “DRE Financeira”, ou seja –  um Fluxo de Caixa que acaba por distorcer as informações para tomada de decisão.

DRE Financeira (geradas por sistemas unicamente financeiros) e DRE Contábil são coisas totalmente diferentes.  

O Ponto de Equilíbrio

Indicador muitas vezes desconsiderado por muitos gestores é de extrema importância, pois relata a empresa qual o numero de venda deve ser realizado diante do mix de produtos ou serviços, para que equilibre seus resultados.

É obvio que esse indicador deve ser apenas um parâmetro, não devendo ser levado como uma meta fixa. No caso, por exemplo, da empresa se encontrar em deficit, é possível estabelecer o distanciamento do volume de vendas atual para o mínimo necessário para, assim, equilibrar seus resultados e na sequência alcançar a sonhada lucratividade.

Lucro ou Prejuízo?

Todos os pontos relatados anteriormente são fundamentais para que gestores periodicamente tenham essa informação e, por pior que elas sejam, são informações para que um melhor alinhamento de ações que revertam esse possível cenário.

Há uma distorção de conceitos que acaba gerando certa confusão. Muitas vezes a interpretação da falta de caixa ser tratada como prejuízo, na realidade na linguagem técnica, são duas coisas totalmente diferentes.

Caixa: é imediatista. A falta ou excesso de recursos financeiros, nada tem haver com lucro ou prejuízo. Apenas para exemplificar, uma empresa pode realizar um projeto e receber parte dos recursos referente aos serviços antecipadamente, e por fim, seus custos podem ficar muito além dos valores recebidos.

Resultado: deve ser apurado independente do Caixa, utilizando-se entre outros informes além da DRE, onde o regime de competência deve ser seguido fielmente, para que possamos saber se o caminho esta certo, ou ajustes se façam necessários.

A Reestruturação para colocar a empresa na rota

A reestruturação empresarial, para que seja colocada em pratica, requer grandes estudos e analises das mais diversas frentes, para que uma serie de medidas sejam implementadas.

Fundamental que para sua efetivação reuniões sejam realizadas e preferencialmente, seja definidas por especialistas (técnicos) com conhecimentos empresariais de uma forma geral e, também com a participação dos gestores da empresa e conhecedores de suas realidades atuais.

Ajustes em todas as áreas são fundamentais para que a reestruturação tenha um resultado 100% efetivo e demonstre o compromisso da empresa como um todo.

Planejamento Empresarial

Essa etapa é complexa, entretanto: fundamental. O Planejamento deve ser realizado com: lápis, papel e borracha.

Temos que descrever onde queremos chegar, como e quando. É necessário traçar metas, detalhadamente. E se algo no percurso não ocorrer como o planejado, é literalmente, escrever novamente. E sem perder o entusiasmo.

De uma forma geral, empresas realizam o planejamento para seu maior crescimento e buscam acompanhar isso periodicamente. Expectativas, realizações, divergências e medidas que forem sendo identificadas, devem ser devidamente analisadas e discutidas para que sejam ajustadas ou novos planos de ações sejam redefinidos.

O planejamento não pode simplesmente limitar-se ao volume de vendas, pois muitas empresas, apesar de vender mais, ainda sim acumulam resultados negativos ainda maiores.

Reuniões e ajustes com Decisões Estratégicas

Empresas devem ter o comprometimento em realizar reuniões estratégicas com seus gestores e colaboradores, na qual, de forma clara e objetiva e após análises realizadas, possam ser traçadas ações estratégicas objetivando maior planejamento e resultado, busca por melhorias e, inclusive, avaliação das fraquezas.

Essas reuniões devem ser realizadas periodicamente para melhor andamento e caminhar das relações internas.

A Otimização de Resultados

De uma forma geral, uma boa Gestão acompanhada em tempo integral, com responsabilidades distribuída entre as hierarquias existentes e a realização de atividades periódicas, além de suas mensurações, são fatores fundamentais dentro de uma Empresa.

É importante que a busca por melhores resultados: seja com aumento do volume de vendas, redução de impostos (com o planejamento tributário), redução de custos e despesas (fixas e variáveis), otimização da mão de obra, avaliação de contratos existentes e acompanhamento constante dos custos financeiros, seja acompanhado por profissionais capacitados para que a essa otimização dos resultados, seja de fato, um objetivo da Empresa, e que, se bem estruturada, lhe trará cada vez mais um melhor posicionamento estratégico.

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Durante todo este tempo o trabalho foi voltado para o bom atendimento e relacionamento com os clientes.

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